Mediation bei Unternehmensnachfolge im Handwerk – wirtschaftlichen Erfolg und familiären Frieden sichern
Phase 0 – Die Vorlaufphase: Das unsichtbare Fundament der Mediation
Ein Praxisfall aus der Wirtschaftsmediation – Serie Teil 2 von 7: Die Vorlaufphase
Bevor sich alle an einen Tisch setzen
Vor der eigentlichen Mediation liegt die sogenannte Vorlaufphase, oder auch Phase 0. In dieser Anbahnungsphase klärt der Mediator grundlegende Fragen mit dem Auftraggeber: Was ist der Anlass für die Mediation? Wie viele Parteien nehmen mit wie vielen Menschen teil? Gab es schon Lösungsversuche? Sind mögliche Rechtsnachteile (Verjährungen u.ä.) zu beachten? Werden externe Berater (Sachverständige, Steuerberater, Rechtsanwalt usw.) benötigt? Wie wollen die Parteien mit der Vertraulichkeit umgehen? Welche Regeln im Umgang sind den Beteiligten wichtig? Machen Einzelgespräche im Vorfeld Sinn? Welche Unterlagen braucht der Mediator im Vorfeld? Was kostet die Mediation und wer bezahlt sie? Dazu sind organisatorische Fragen, vor allem ein geeigneter Raum und Termin, zu klären.
Werfen wir einen Blick darauf, wie sich das im Fall der Familie Saw konkret gestaltet.
Der Anruf, mit dem alles beginnt
Es ist der Steuerberater Friedel Fiscus, der mich telefonisch kontaktiert. Sein jahrzehntelanger Mandant Siegmund Saw, mit dessen Familie Fiscus auch privat befreundet ist, ist vor 3 Monaten überraschend im Alter von 59 Jahren gestorben. Es gibt kein Testament. Die Woodstock GmbH, ein alteingesessener Schreinereibetrieb mit 22 Mitarbeitern, steht ohne klare Führungsregelung da. Tochter Maike (28) arbeitet seit Jahren im Betrieb mit und hat Prokura. Die Ehefrau Sieglinde (62) ist in tiefer Trauer, das älteste Kind Gandolf (32) (Soziologe, der in Forschung und Wissenschaft arbeitet) hat bereits erste Andeutungen gemacht, dass er „seinen Anteil“ wissen wolle. Nesthäkchen Laurenz (20), freischaffender Künstler, hält sich bislang komplett heraus.
Friedel Fiscus hat die Familie nach dem überraschenden Tod persönlich und in steuerlichen Fragen begleitet. Die Vermögenswerte der Familie wurden auf seine Veranlassung und in Absprache mit Sieglinde von unabhängigen Sachverständigen bewertet. Erste Gesprächsversuche innerhalb der Familie sind schnell eskaliert und in gegenseitigen Vorwürfen geendet. Grundsätzlich möchten sich aber alle Beteiligten fair und friedlich einigen. Da hat Fiscus eine Mediation vorgeschlagen.
Eigene Vorstellung und Auftragsklärung
Bevor ich inhaltlich einsteige, stelle ich mich Herrn Fiscus kurz vor: meinen fachlichen Hintergrund, meine Qualifikation als Wirtschaftsmediator IHK, meinen Erfahrungshintergrund aus Handwerk und Unternehmensnachfolge. Aus meiner eigenen Erfahrung weiß ich, dass hier neben den rechtlich-steuerlichen und unternehmerischen Aspekten auch die emotional-familiären Einflüsse entscheidend für eine nachhaltige Lösung sind.
Dann kläre ich die erste zentrale Frage: Wer ist eigentlich mein Auftraggeber? Friedel Fiscus hat die mögliche Mediation mit allen Familienmitgliedern gemeinsam besprochen. Alle haben dem Verfahren zugestimmt. Sieglinde übernimmt die Kosten. Das ist ein wichtiger Unterschied zur Situation, in der nur eine Partei den Erstkontakt sucht, ohne dass die anderen überhaupt wissen, dass eine Mediation im Raum steht.
Wer sitzt am Tisch – und in welcher Rolle?
Ich erstelle mit Fiscus eine erste Liste: Wer nimmt mit welcher Rolle teil?
- Sieglinde Saw (Witwe, 62, entwirft Holzspielzeug, dass nebenerwerbsmäßig über einen Online-Shop verkauft wird, den die Woodstock GmbH betreibt, arbeitet sonst nicht im Betrieb mit)
- Maike Saw (Tochter, 28, im Betrieb als Prokuristin tätig, die Nachfolge im Betrieb wurde ihr mündlich mehrfach vom Vater zugesichert, es gibt aber keine schriftlichen Vereinbarungen)
- Gandolf Saw (Sohn, 32, Soziologe, nicht im Betrieb tätig)
- Laurenz Saw (Sohn, 20, Künstler, nicht im Betrieb tätig)
Und eine Person, die zunächst nicht am Tisch sitzt, aber vielleicht im Hintergrund Einfluss hat: Eva, Gandolfs Ehefrau, die – wie Fiscus andeutet – „gerne mitredet, wenn es um Geld geht.“ Das ist eine wichtige Beobachtung für meine eigene Hypothesenbildung: Wird Eva als Beraterin oder Beobachterin teilnehmen wollen? Falls ja, muss das offen und gleich zu Beginn geklärt werden, denn eine unsichtbare fünfte Partei am Tisch – ob real anwesend oder nur über einen Ehepartner wirkend – kann die Mediation erheblich verkomplizieren oder sogar ihren Erfolg unmöglich machen. Einer möglichen Teilnahme von Eva müssen alle Parteien zustimmen.
Auch das Verhältnis der Parteien zueinander frage ich gezielt ab: Wie ist das Verhältnis der Geschwister untereinander, wie das zur Mutter? Gibt es alte Konflikte, die mit dem Erbfall wieder aufbrechen? Fiscus deutet an, dass Gandolf sich von seinem Vater beruflich nie richtig anerkannt gefühlt habe – eine weitere Hypothese, die ich für mich notiere, ohne sie schon zu bewerten.
Konfliktanlass, Eskalationsstufe und Rechtsnachteile
Ich lasse mir den Konfliktanlass grob schildern: Es geht um die Frage der Unternehmensfortführung, die Verteilung des Erbes (Betrieb, Immobilien, Privatvermögen) und die Sorge, dass ohne schnelle Klärung die Firma operativ und die Familie menschlich Schaden nimmt. Die ersten Gesprächsversuche im Familienkreis sind gescheitert, aber die Familie ist mit allseitigem Lösungswillen im Gespräch. Die Eskalationsstufe schätze ich vorläufig als mittel ein: Es gibt Emotionen und erste verhärtete Positionen, aber noch keine Anwälte, die sich gegenseitig Schreiben schicken.
Das Eigentum wurde durch neutrale Gutachter in allgemein anerkannten Verfahren bewertet: Die Woodstock GmbH in Frankfurt am Main, der auch das Bürogebäude mit Werkstatt und Lager gehört, wurde im AWH-Verfahren mit 2,5 Mio bewertet. Das große, freistehende Einfamilienhaus im Taunus wurde mit 1,5 Mio taxiert, das 8-Parteien Mehrfamilienhaus in der Frankfurter Innenstadt mit 3 Mio. Zudem gibt es eine behindertengerechte Wohnung am Rande Frankfurts, deren Wert mit 300.000 € ermittelt wurde. Da alle Wertermittlungen anhand neutraler und nachvollziehbarer Kriterien ermittelt wurden, werden die Beträge von allen Beteiligten anerkannt. Das weitere Privatvermögen (Bargeld, Schmuck) möchte Sieglinde noch nicht preisgeben.
Wichtig ist auch die Frage nach Rechtsnachteilen durch Verzögerung: Gibt es Fristen, die durch eine Mediation gefährdet würden – etwa Ausschlagungsfristen, Pflichtteilsverjährung, güterrechtliche Fristen? Da Siegmund vor 3 Monaten verstorben ist, bespreche ich mit Fiscus, dass diese Frage anwaltlich/steuerlich flankiert werden muss, bevor die Mediation beginnt, damit niemand durch die Teilnahme an der Mediation rechtliche Nachteile erleidet.
Ist Mediation das richtige Verfahren?
Ich erläutere Fiscus die Grundprinzipien der Mediation: Freiwilligkeit, Eigenverantwortlichkeit, Vertraulichkeit, Ergebnisoffenheit – und wir prüfen gemeinsam, ob Mediation hier das geeignete Verfahren ist. Bei einer Erbengemeinschaft mit weiterlaufendem Unternehmen, komplexer Vermögensstruktur und dem klaren Interesse aller, das Familienverhältnis nicht endgültig zu zerstören, ist die Antwort eindeutig “Ja”.
Ziel der Mediation, Berater und Co-Mediation
Das Ziel der Mediation ist, eine tragfähige, einvernehmliche Regelung zur Unternehmensnachfolge und Vermögensauseinandersetzung zu finden. Dabei soll sowohl die wirtschaftliche Zukunftsfähigkeit der Woodstock GmbH gesichert werden, aber auch der Familienfrieden dauerhaft erhalten werden.
Ein Nachlass mit Betriebsvermögen und Immobilien wirft naturgemäß steuerliche und (erb-)rechtliche Fragen auf. Neben Fiscus sollte auch ein Rechtsanwalt begleitende, nicht zwingend am Verhandlungstisch selbst, zur Verfügung stehen.
Eine Co-Mediation ziehe ich in diesem Fall zunächst nicht in Betracht, behalte sie aber als Option im Hinterkopf, falls sich die Dynamik zwischen den Parteien als sehr komplex herausstellt.
Format, Unterlagen, Einzelgespräche
Wir einigen uns auf ein Präsenzformat für die erste Sitzung – bei einem Thema dieser emotionalen Tiefe halte ich persönliche Anwesenheit für deutlich zielführender als ein Online-Format. Ich bitte um eine kurze schriftliche Zusammenfassung der wesentlichen Fakten (Gesellschafterstruktur, grobe Vermögensübersicht, ggf. vorhandene Verträge) – ausdrücklich keine Rechtsberatung, sondern reine Sachverhaltsaufklärung.
Zusätzlich schlage ich vor, mit jeder Partei ein kurzes Einzelgespräch zu führen, bevor die gemeinsame erste Sitzung stattfindet. Das dient dazu, ein Gefühl für die individuellen Anliegen, Ängste und Erwartungen zu bekommen – natürlich nur mit allparteiligem Einverständnis und unter Wahrung der Neutralität.
Formalia: Vertrag, Vertraulichkeit, Honorar
Wir klären den organisatorischen Rahmen: Mediationsvereinbarung (Mediationsvertrag) inklusive Datenschutzhinweisen, Vertraulichkeitserklärung aller Medianten, Regelungen zur Dokumentation. Am Ende soll eine Abschlussvereinbarung stehen, die von den Medianten selbst formuliert wird; ich als Mediator leiste keine Rechtsberatung, sondern unterstütze im Formulierungsprozess. Den Mediationsvertrag und eine “Vereinbarung zum Umgang und zur Vertraulichkeit in der Mediation” übersende ich nach dem Gespräch an Herrn Fiscus.
Auch das Honorar wird transparent besprochen: Stundensatz, geschätzter zeitlicher Umfang inklusive Vorbereitung. Sieglinde hat bereits die Übernahme der Kosten erklärt.
Für den ersten Termin vereinbaren wir einen ganzen Tag.
Die organisatorische Feinvorbereitung
Auch wenn es nach Nebensächlichkeit klingt: Die organisatorischen Details der Vorlaufphase sind für den Erfolg der Sitzung entscheidend. Für das erste Treffen wähle ich einen ruhigen, tageslichtdurchfluteten Raum in neutraler Umgebung – bewusst nicht in den Betriebsräumen der Woodstock GmbH. Ich bereite einen zweiten Raum vor, falls Einzelgespräche während der Sitzung nötig werden, und plane die Sitzordnung bewusst V-förmig, sodass ich als Mediator alle vier Parteien im Blick habe und die Medianten nahe bei mir sitzen, mögliche Berater dahinter.
Flip-Chart, Metaplanwände, farbige Karten, Stifte – die klassische Ausstattung für die spätere Themensammlung und Interessenklärung – werden vorbereitet, ebenso ausreichend Getränke und ein kleiner Snack, denn Verhandlungen dieser emotionalen Tragweite sind auch körperlich anstrengend.
Die innere Vorbereitung des Mediators
Der vielleicht wichtigste Teil dieser Phase ist die mentale Vorbereitung. Ich spiele den bevorstehenden Prozess für mich selbst durch: Welche Dynamik erwarte ich zwischen den Geschwistern? Welche Rolle spielt Eva? Welche Methoden könnten bei der Themensammlung hilfreich sein? Welche vorläufigen Hypothesen habe ich über die tieferliegenden Interessen – etwa, dass es Gandolf möglicherweise weniger um den exakten Eurobetrag als um Anerkennung geht, oder dass Laurenz sich vor allem Sorgen um den Familienfrieden macht und deshalb schweigt?
Diese Hypothesen sind ausdrücklich keine Wahrheiten, sondern ein internes Arbeitsmodell, das ich im Verlauf der Mediation immer wieder überprüfen und anpassen werde.
Reflexion: Warum diese Phase über Erfolg oder Scheitern entscheidet
Die Vorlaufphase wird in der öffentlichen Wahrnehmung von Mediation regelmäßig unterschätzt. Dabei entscheidet gerade sie darüber, ob die eigentliche Mediation überhaupt eine faire Chance hat.
Wer hier sauber arbeitet – Rollen klärt, Rechtsnachteile ausschließt, Erwartungen abgleicht, die richtige Atmosphäre schafft und sich selbst als Mediator gedanklich vorbereitet – schafft die Grundlage dafür, dass die eigentliche inhaltliche Arbeit in den folgenden Phasen gelingen kann. Gerade bei Erbfällen mit Unternehmensbeteiligung, wo rechtliche Fristen, wirtschaftliche Zwänge und familiäre Verletzungen ineinandergreifen, ist diese sorgfältige Vorarbeit kein bürokratischer Selbstzweck, sondern gelebte Sorgfaltspflicht im Sinne des Mediationsgesetzes.
Wegen des Prinzips der Freiwilligkeit ist mir wichtig, dass sich die Parteien von sich aus bei mir zum Einzelgespräch melden. Fiscus gibt der Familie meine Kontaktdaten weiter.
Im Teil 3/7 dieser Serie: Phase 1 und 2 – Einführung und Bestandsaufnahme. Wie verläuft die erste gemeinsame Sitzung der Familie Saw, und wie gelingt es, aus einer diffusen Gemengelage klare, bearbeitbare Themen herauszuarbeiten?
Blog
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